Por Luiz A. Costacurta | Consultores.com.br
Como Executivos-Gerentes/Gerentes/Profissionais, nossa tendência é sempre nos preocuparmos com a administração do tempo em seu aspecto mais ligado ao trabalho, à vida funcional. Outro aspecto do problema é a utilização do tempo fora do local do trabalho, em casa; este aspecto é particularmente importante porque qualquer ganho de tempo é revertido em maior contato com as pessoas a quem mais amamos: a família, o lazer, etc.
O primeiro passo para análise do tempo pessoal é o conhecimento do que realmente fazemos fora do local de trabalho. Este registro idealmente deve ser feito durante uma semana ou, no mínimo, por um dia. Terminado o registro, teremos informações relativamente às atividades desenvolvidas e ao tempo gasto em cada uma delas.
De posse dessas informações, cabem algumas perguntas:
- "Como regra geral, a atividade em que gasto mais tempo é aquela mais importante?" (Importante aqui é sinônimo de resultados esperados da execução da atividade, consequências positivas etc.).
- "A atividade por mim considerada como mais importante é aquela que executo em primeiro lugar?" (Quanto mais deslocada para o fim do dia, menor será a probabilidade de que a atividade seja desenvolvida).
- "Sequência de atividades que eu desenvolvo é sempre da mais importante para a menos importante?" (Sempre sobrarão atividades ao fim do dia, coisas que não conseguimos fazer; é importante que o que sobrou seja sempre o menos importante).
Estras três perguntas podem nos levar a algumas descobertas interessantes, tais como:
- Assistir televisão, ler jornais, toma uma parcela maior do meu tempo que o contato com meus filhos, a mulher que eu gosto, minha família etc.
- A primeira coisa que faço ao chegar em casa é abrir a correspondência, e não conversas com meus filhos, minha mulher etc.
- No fim do meu dia, o que normalmente "sobra", que eu não consigo executar, é aquilo que para mim é o mais importante.
Nossa tendência é de desenvolver atividades durante o tempo pessoal sem pensar em um critério de prioridades ligado a resultados/consequências, mas usando critérios tais como:
- Fazer primeiro aquilo que os outros querem que eu faça, sem considerar as minhas prioridades.
- Fazer primeiro a atividades mais curta (me dá a sensação de produtividade).
- Fazer primeiro aquilo que é simplesmente urgente (mas cuja execução não traz resultados/consequências).
Encerrando esta parte inicial, vale mencionar também nossa tendência em realizar o urgente antes do importante. Isto ocorre porque o urgente:
- Normalmente constitui a atividade mais curta.
- Nos dá conforto psicológico (não temos que dizer não), evitando conflitos.
- É resultante de uma pressão externa (que normalmente prevalece em comparação com uma pressão interna).
Qualquer razão que seja considerada, é sempre bom lembrar que a execução do "importante" em primeiro lugar, sempre trará mais resultados do que o desenolvimento do urgente (que tende a gerar ao final do dia a sensação de que trabalhamos muito e rendemos pouco).
Algumas sugestões para melhor administração do tempo pessoal:
Contato/Conversas
- Procure marcar previamente suas visitas, conversas etc.; defina de comum acordo, o início e o término do evento.
- Dê à outra pessoa sempre uma idéia sobre o que vão falar; isto permitirá que ambos pensem previamente sobre o assunto.
- Reserve tempo determinado e diário para seus filhos e sua mulher; uma hora diária com seus filhos lhe ajudará a acompanhar os progressos no campo educacional e cultural e lhe aproximará mais deles.
- Se for interrompido por algo que não lhe interesse, procure não se chatear em demasia. Lembre-se da importância de dizer "não", seja objetivo no trato do assunto. Ex. Que tal tratarmos disso no dia 5? A melhor forma de dizer "não" é evitar usar a palavra NÃO.
Telefonemas
- Antes de ligar, prepare uma agenda mental do que vai falar.
- Defina com seus amigos um horário em que é mais fácil encontrar você em casa (isto evitará interrupções e chamadas em horários inconvenientes).
- Ao fazer ligações procure grupar três ou quatro chamadas.
- Lembre-se de que uma secretária eletrônica permitirá sempre você racionalizar suas ligações, respondendo-as no horário de sua conveniência; você, adicionalmente, terá tempo para "pensar" na resposta que vai dar.
- Ao falar ao telefone, procure reduzir a parte "não objetiva" da conversa. Vá direto ao assunto.
Documentos/Papéis
- Habitue-se a ter pastas para guardar os documentos mais importantes, separando-os por assunto (Imposto de Renda, Pagamentos, Escrituras, Documentos Pessoais etc.).
- Ao tratar de um assunto que envolva a análise de um documento/papel, procure resolver tudo numa única vez, evitando o manuseio do documento/papel em momentos diferentes.
- Ao organizar sua documentação, lembre-se de fazê-lo de modo que uma outra pessoa possa eventualmente "entender" sua papelada, encontrando documentos ou tomando providências para você.
- Lembre-se que revistas que estão na "fila de espera" há mais de uma semana provavelmente não devem ser tão importantes; seja seletivo em suas leituras, leia as revistas das mais importantes (que lhe trazem mais informação, contribuição) para a menos importante.
Diversos
- Antes de se deslocar para qualquer local pense no melhor "caminho", no tempo que vai dedicar a cada compromisso, complete mentalmente o ciclo do que vai fazer, antes de sair de casa.
- Habitue-se a dizer sempre para onde vai; isto poupará o tempo dos outros, se quiserem encontrá-lo.
- Não faça nada sem estabelecer prazos, divulgue estes prazos a terceiros; isto aumentará "seu" nível de comprometimento.
- Procure fazer uma coisa de cada vez, não inicie uma atividade sem ter acabado a anterior (assim evitará a frustração de, no fim do dia, ter trabalhado muito e rendido pouco).
- Habitue-se a ter atividades de reserva (regra 3) para quando sobrar tempo ou algo previsto não acontecer.
- No relacionamento com sua mulher, seus filhos, seus amigos, habituem-se a fazê-lo trazer soluções e não apenas problemas; procure resolver os "seus" problemas, não assuma a postura de quem vai "consertar" o mundo.
- Evite adiar atividades importantes, especialmente aquelas que realmente "têm" que ser feitas. O perfeccionismo é um hábito perigoso. Uma boa decisão não se mede apenas pela sua qualidade, mas também pela dimensão oportunidade.
- Saiba ouvir o outro, se interesse também pelas necessidades e expectativas da outra parte; isto poupará razoável parcela de tempo na sua negociação, evitando conflitos interpessoais.
- Respeite o tempo dos outros; eles darão a recíproca.
- Ao tentar resolver qualquer problema concentre-se na eliminação de suas causas e não apenas na administração de seus efeitos; a primeira abordagem toma inicialmente mais tempo, mas garante soluções mais duradouras.
TEMPO GANHO - O QUE FAZER
Esta questão é talvez o aspecto mais importante desse artigo: "Depois de resolver meus problemas de tempo, o que vou fazer com o tempo ganho?" Eis algumas idéias:
- Defina seus objetivos pessoais, as oportunidades só aparecem para quem está permanentemente "ligado" em algum objetivo. Registre etapas, prazos, metas e momentos predeterminados para controle desses objetivos.
- Pesquisas sobre stress mostram que a vida sedentária é um de seus maiores causadores; use seu tempo vago para praticar esportes, fazer exercícios etc.
- Procure se antecipar às crises através de um comportamento proativo (antecipatório), muitas crises são cíclicas, procure pensar em como resolvê-las ou minimizá-las, com meses de antecedência.
- Decidir "o que" fazer é mais importante e prioritário do que decidir "como" fazer; reserve tempo para o planejamento ("o que"), pois assim você abreviará a execução ("como").
- Reserve um tempo para você mesmo, para seus sonhos, suas fantasias, seus projetos.
- Aloque uma parcela do tempo para aumentar sua visibilidade perante terceiros; escreva artigos, frequente associações, faça palestras, receba pessoas em casa, faça visitas etc.
- Dedique pelo menos uma hora por dia a leitura cultural, informativa; no mundo atual as informações se desatualizam com grande rapidez; é preciso uma reciclagem constante.
Se você não se convenceu de que é preciso administrar o seu tempo, faça a si mesmo a seguinte pergunta: "Caso soubesse que vou morrer daqui a um ano, eu continuaria a usar o meu tempo da mesma forma que até agora?"
Talvez esteja aí uma nova motivação para racionalizar o seu tempo.
- "Como regra geral, a atividade em que gasto mais tempo é aquela mais importante?" (Importante aqui é sinônimo de resultados esperados da execução da atividade, consequências positivas etc.).
- "A atividade por mim considerada como mais importante é aquela que executo em primeiro lugar?" (Quanto mais deslocada para o fim do dia, menor será a probabilidade de que a atividade seja desenvolvida).
- "Sequência de atividades que eu desenvolvo é sempre da mais importante para a menos importante?" (Sempre sobrarão atividades ao fim do dia, coisas que não conseguimos fazer; é importante que o que sobrou seja sempre o menos importante).
Estras três perguntas podem nos levar a algumas descobertas interessantes, tais como:
- Assistir televisão, ler jornais, toma uma parcela maior do meu tempo que o contato com meus filhos, a mulher que eu gosto, minha família etc.
- A primeira coisa que faço ao chegar em casa é abrir a correspondência, e não conversas com meus filhos, minha mulher etc.
- No fim do meu dia, o que normalmente "sobra", que eu não consigo executar, é aquilo que para mim é o mais importante.
Nossa tendência é de desenvolver atividades durante o tempo pessoal sem pensar em um critério de prioridades ligado a resultados/consequências, mas usando critérios tais como:
- Fazer primeiro aquilo que os outros querem que eu faça, sem considerar as minhas prioridades.
- Fazer primeiro a atividades mais curta (me dá a sensação de produtividade).
- Fazer primeiro aquilo que é simplesmente urgente (mas cuja execução não traz resultados/consequências).
Encerrando esta parte inicial, vale mencionar também nossa tendência em realizar o urgente antes do importante. Isto ocorre porque o urgente:
- Normalmente constitui a atividade mais curta.
- Nos dá conforto psicológico (não temos que dizer não), evitando conflitos.
- É resultante de uma pressão externa (que normalmente prevalece em comparação com uma pressão interna).
Qualquer razão que seja considerada, é sempre bom lembrar que a execução do "importante" em primeiro lugar, sempre trará mais resultados do que o desenolvimento do urgente (que tende a gerar ao final do dia a sensação de que trabalhamos muito e rendemos pouco).
Algumas sugestões para melhor administração do tempo pessoal:
Contato/Conversas
- Procure marcar previamente suas visitas, conversas etc.; defina de comum acordo, o início e o término do evento.
- Dê à outra pessoa sempre uma idéia sobre o que vão falar; isto permitirá que ambos pensem previamente sobre o assunto.
- Reserve tempo determinado e diário para seus filhos e sua mulher; uma hora diária com seus filhos lhe ajudará a acompanhar os progressos no campo educacional e cultural e lhe aproximará mais deles.
- Se for interrompido por algo que não lhe interesse, procure não se chatear em demasia. Lembre-se da importância de dizer "não", seja objetivo no trato do assunto. Ex. Que tal tratarmos disso no dia 5? A melhor forma de dizer "não" é evitar usar a palavra NÃO.
Telefonemas
- Antes de ligar, prepare uma agenda mental do que vai falar.
- Defina com seus amigos um horário em que é mais fácil encontrar você em casa (isto evitará interrupções e chamadas em horários inconvenientes).
- Ao fazer ligações procure grupar três ou quatro chamadas.
- Lembre-se de que uma secretária eletrônica permitirá sempre você racionalizar suas ligações, respondendo-as no horário de sua conveniência; você, adicionalmente, terá tempo para "pensar" na resposta que vai dar.
- Ao falar ao telefone, procure reduzir a parte "não objetiva" da conversa. Vá direto ao assunto.
Documentos/Papéis
- Habitue-se a ter pastas para guardar os documentos mais importantes, separando-os por assunto (Imposto de Renda, Pagamentos, Escrituras, Documentos Pessoais etc.).
- Ao tratar de um assunto que envolva a análise de um documento/papel, procure resolver tudo numa única vez, evitando o manuseio do documento/papel em momentos diferentes.
- Ao organizar sua documentação, lembre-se de fazê-lo de modo que uma outra pessoa possa eventualmente "entender" sua papelada, encontrando documentos ou tomando providências para você.
- Lembre-se que revistas que estão na "fila de espera" há mais de uma semana provavelmente não devem ser tão importantes; seja seletivo em suas leituras, leia as revistas das mais importantes (que lhe trazem mais informação, contribuição) para a menos importante.
Diversos
- Antes de se deslocar para qualquer local pense no melhor "caminho", no tempo que vai dedicar a cada compromisso, complete mentalmente o ciclo do que vai fazer, antes de sair de casa.
- Habitue-se a dizer sempre para onde vai; isto poupará o tempo dos outros, se quiserem encontrá-lo.
- Não faça nada sem estabelecer prazos, divulgue estes prazos a terceiros; isto aumentará "seu" nível de comprometimento.
- Procure fazer uma coisa de cada vez, não inicie uma atividade sem ter acabado a anterior (assim evitará a frustração de, no fim do dia, ter trabalhado muito e rendido pouco).
- Habitue-se a ter atividades de reserva (regra 3) para quando sobrar tempo ou algo previsto não acontecer.
- No relacionamento com sua mulher, seus filhos, seus amigos, habituem-se a fazê-lo trazer soluções e não apenas problemas; procure resolver os "seus" problemas, não assuma a postura de quem vai "consertar" o mundo.
- Evite adiar atividades importantes, especialmente aquelas que realmente "têm" que ser feitas. O perfeccionismo é um hábito perigoso. Uma boa decisão não se mede apenas pela sua qualidade, mas também pela dimensão oportunidade.
- Saiba ouvir o outro, se interesse também pelas necessidades e expectativas da outra parte; isto poupará razoável parcela de tempo na sua negociação, evitando conflitos interpessoais.
- Respeite o tempo dos outros; eles darão a recíproca.
- Ao tentar resolver qualquer problema concentre-se na eliminação de suas causas e não apenas na administração de seus efeitos; a primeira abordagem toma inicialmente mais tempo, mas garante soluções mais duradouras.
TEMPO GANHO - O QUE FAZER
Esta questão é talvez o aspecto mais importante desse artigo: "Depois de resolver meus problemas de tempo, o que vou fazer com o tempo ganho?" Eis algumas idéias:
- Defina seus objetivos pessoais, as oportunidades só aparecem para quem está permanentemente "ligado" em algum objetivo. Registre etapas, prazos, metas e momentos predeterminados para controle desses objetivos.
- Pesquisas sobre stress mostram que a vida sedentária é um de seus maiores causadores; use seu tempo vago para praticar esportes, fazer exercícios etc.
- Procure se antecipar às crises através de um comportamento proativo (antecipatório), muitas crises são cíclicas, procure pensar em como resolvê-las ou minimizá-las, com meses de antecedência.
- Decidir "o que" fazer é mais importante e prioritário do que decidir "como" fazer; reserve tempo para o planejamento ("o que"), pois assim você abreviará a execução ("como").
- Reserve um tempo para você mesmo, para seus sonhos, suas fantasias, seus projetos.
- Aloque uma parcela do tempo para aumentar sua visibilidade perante terceiros; escreva artigos, frequente associações, faça palestras, receba pessoas em casa, faça visitas etc.
- Dedique pelo menos uma hora por dia a leitura cultural, informativa; no mundo atual as informações se desatualizam com grande rapidez; é preciso uma reciclagem constante.
Se você não se convenceu de que é preciso administrar o seu tempo, faça a si mesmo a seguinte pergunta: "Caso soubesse que vou morrer daqui a um ano, eu continuaria a usar o meu tempo da mesma forma que até agora?"
Talvez esteja aí uma nova motivação para racionalizar o seu tempo.
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